Ochrana osobních údajů

Ochrana osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů

Obec Kostelec u Holešova při výkonu své působnosti zpracovává osobní údaje fyzických osob. Při jejich zpracování postupuje zejména v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 – GDPR, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími právními předpisy vztahujícími se k jednotlivým agendám obce.

Obec dbá zejména na to, aby osobní údaje byly zpracovávány zákonným, korektním a transparentním způsobem, pouze pro stanovené účely, v nezbytném rozsahu a po dobu odpovídající účelu jejich zpracování.

Správce osobních údajů

Aktuální kontaktní údaje obce jsou zveřejněny rovněž v kontaktní části oficiálního webu.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Obec má v souladu s čl. 37 GDPR jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů.

Na pověřence se můžete obracet ve všech otázkách souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů a s uplatňováním práv podle GDPR.

Za jakými účely obec osobní údaje zpracovává

Obec zpracovává osobní údaje zejména při:

• výkonu státní správy,
• výkonu samostatné působnosti obce,
• vedení evidence obyvatel,
• vybírání místních poplatků,
• vedení účetní a daňové agendy,
• správě majetku obce,
• uzavírání a plnění smluv,
• správě obecních bytů a dalších obecních prostor,
• poskytování dotací, darů a příspěvků,
• vyřizování žádostí, podnětů, stížností a žádostí podle zákona č. 106/1999 Sb.,
• činnosti zastupitelstva a rady obce,
• volební agendě,
• vedení spisové služby,
• provozu CzechPOINTu, vidimace a legalizace,
• matriční a evidenční agendě v rozsahu svěřeném obci,
• výkonu zřizovatelských práv vůči příspěvkovým organizacím,
• organizaci kulturních, společenských a komunitních aktivit,
• informování veřejnosti prostřednictvím webových stránek, obecního zpravodaje a dalších komunikačních kanálů,
• dalších činnostech, které obci ukládají právní předpisy nebo které vykonává v rámci své samostatné působnosti.

Právní základ zpracování

Obec zpracovává osobní údaje pouze tehdy, pokud pro jejich zpracování existuje odpovídající právní důvod.

Nejčastěji jde o:

• plnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, pokud zpracování vyžaduje právní předpis,
• plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci podle čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR,
• plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR,
• oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR v případech, kdy obec nevystupuje při výkonu veřejné moci a jsou splněny podmínky pro použití tohoto právního titulu,
• souhlas subjektu údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR tam, kde zpracování není založeno na jiném právním důvodu a souhlas může být skutečně svobodně udělen.

Pokud obec zpracovává zvláštní kategorie osobních údajů, například údaje o zdravotním stavu, musí být současně splněny podmínky čl. 9 GDPR.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Rozsah osobních údajů se liší podle konkrétní agendy.

Obec může zpracovávat zejména:

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• rodné číslo, pokud to umožňuje nebo vyžaduje právní předpis,
• adresu trvalého nebo jiného pobytu,
• kontaktní údaje,
• údaje o datové schránce,
• údaje obsažené v žádostech, smlouvách a úředních dokumentech,
• údaje potřebné pro účetní, daňovou, majetkovou, personální nebo správní agendu,
• fotografické nebo obrazové záznamy v případech, kdy pro jejich zpracování existuje odpovídající právní důvod.

Obec uplatňuje zásadu minimalizace a zpracovává pouze takové údaje, které jsou pro konkrétní účel potřebné.

Odkud osobní údaje získáváme

Osobní údaje obec získává zejména:

• přímo od subjektů údajů,
• z informačních systémů veřejné správy a základních registrů,
• od jiných orgánů veřejné moci,
• od smluvních partnerů a dalších oprávněných subjektů,
• případně z veřejně dostupných zdrojů, pokud je jejich použití slučitelné s účelem zpracování.

Příjemci osobních údajů

Osobní údaje nejsou poskytovány libovolně.

V nezbytných případech mohou být zpřístupněny zejména:

• orgánům veřejné moci,
• soudům, Policii České republiky nebo jiným oprávněným orgánům,
• poskytovatelům informačních systémů a IT podpory,
• poskytovatelům účetních, právních nebo jiných odborných služeb,
• provozovatelům informačních systémů veřejné správy,
• dalším zpracovatelům nebo příjemcům, pokud pro jejich zapojení existuje právní nebo smluvní důvod.

Pokud externí subjekt zpracovává osobní údaje jménem obce jako zpracovatel, obec s ním nastavuje odpovídající smluvní a bezpečnostní podmínky podle čl. 28 GDPR.

Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje obec uchovává pouze po dobu nezbytnou pro příslušný účel.

U úředních dokumentů se doba uchování řídí zejména právními předpisy, spisovým a skartačním plánem obce a pravidly podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.

Po uplynutí příslušné doby jsou dokumenty a osobní údaje vyřazeny v souladu s právními předpisy, případně jsou v rámci skartačního řízení vybrány jako archiválie k trvalému uchování.

Zabezpečení osobních údajů

Obec přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před:

• neoprávněným přístupem,
• ztrátou,
• zneužitím,
• neoprávněným zveřejněním,
• změnou,
• poškozením nebo zničením.

Součástí bezpečnostního režimu jsou zejména pravidla fyzického zabezpečení objektu a místností, řízení přístupových oprávnění, ochrana IT zařízení a informačních systémů, používání individuálních uživatelských účtů, zálohování, evidence přístupů a další interní bezpečnostní opatření.

Automatizované rozhodování

Obec standardně neprovádí automatizované individuální rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR, které by mělo pro fyzickou osobu právní účinky nebo ji obdobným způsobem významně ovlivňovalo.

Pokud by obec v budoucnu takový způsob zpracování zavedla, bude subjekt údajů o této skutečnosti odpovídajícím způsobem informován.

Předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Obec v rámci běžných správních agend osobní údaje cíleně nepředává do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor.

Pokud je pro některou službu využíván externí nebo cloudový poskytovatel, obec posuzuje podmínky případného mezinárodního předávání osobních údajů podle GDPR.

Vaše práva

V závislosti na právním základu a konkrétních okolnostech zpracování můžete uplatnit zejména:

• právo na přístup k osobním údajům podle čl. 15 GDPR,
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů podle čl. 16 GDPR,
• právo na výmaz podle čl. 17 GDPR, pokud jsou splněny podmínky tohoto článku,
• právo na omezení zpracování podle čl. 18 GDPR,
• právo na přenositelnost údajů podle čl. 20 GDPR, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
• právo vznést námitku podle čl. 21 GDPR zejména proti zpracování založenému na čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f) GDPR,
• právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu; odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Jednotlivá práva nejsou absolutní a jejich použití vždy závisí na konkrétní situaci a právním základu zpracování.

Například právo na výmaz se zpravidla neuplatní tam, kde obec musí údaje uchovávat na základě zákona, spisových a skartačních pravidel nebo pro výkon veřejné moci.

Jak můžete svá práva uplatnit

Svá práva můžete uplatnit:

Osobně nebo písemně:

E-mailem: obec@kostelecuholesova.cz
Datovou schránkou: bs9bdhn

Nebo prostřednictvím pověřence pro ochranu osobních údajů:

Obec může v odůvodněných případech požadovat ověření totožnosti žadatele, pokud má důvodné pochybnosti o jeho totožnosti.

Na žádost obec reaguje bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího obdržení. Ve složitých případech může být tato lhůta prodloužena o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodech bude žadatel informován v průběhu prvního měsíce.

Právo podat stížnost

Pokud se domníváte, že při zpracování Vašich osobních údajů dochází k porušení právních předpisů, máte právo podat stížnost u dozorového orgánu:

Tím není dotčeno Vaše právo obrátit se nejprve přímo na obec nebo na pověřence pro ochranu osobních údajů.